Una de les eines de productivitat i organització que més s'han posat de moda en els darrers anys són les aplicacions. I no és per menys ja que, sens dubte, han estat capaços de seduir el públic general per la quantitat de facilitats que proporcionen a l'usuari. Una de les més famoses i millors, que no sempre una cosa implica l'altra, és Notion. Per això, en aquest post volem explicar-te tot el que has de saber per començar a fer servir aquesta aplicació tan completa, sense morir en l'intent.
Què és Notion?
Notion és una aplicació de productivitat que et proporciona una quantitat d'eines enorme per ajudar-te a la gestió tant dels teus projectes com de les tasques que els componen. La quantitat d'opcions d'ús de Notion són gairebé infinites, si no t'enganyem. Aquesta aplicació compta amb una interfície molt minimalista, fins i tot pot arribar a donar la sensació a primera vista de ser una app massa senzilla com per poder albergar-hi tot el potencial que té.
Doncs bé, malgrat aquest aspecte simple, el cert és que amb aquesta aplicació pots fer pràcticament qualsevol cosa que et proposis, des d'utilitzar-la com a aplicació de llista de tasques fins a tenir-hi la base de dades del teu negoci o projecte, el calendari de publicació del teu compte d'Instagram o dels comptes econòmics de la teva botiga. Realment, Notion pot arribar a ser tot el fàcil o complicada dutilitzar que tu vulguis, perquè aquí, lusuari té absolutament tot el control del que pot arribar a succeir o no.
En aquest post el que volem és donar-te els coneixements bàsics perquè puguis començar a utilitzar Notion sense tenir la sensació que aquesta aplicació és massa per a tu, cosa molt habitual en tots els usuaris que d'un dia per un altre instal·lar aquesta app al dispositiu i comencen a fer-la servir, és a dir, volem posar-t'ho el més fàcil possible perquè puguis començar a treure partit a Notion des del primer dia que decideixes començar a utilitzar-la.
En quins dispositius està disponible?
Abans d'entrar a parlar de l'aplicació en qüestió, volem explicar-te en quins dispositius podràs utilitzar Notion, i sobretot, quins et resultaran més còmodes. Aquesta aplicació compta amb un requisit fonamental que han de tenir totes les apps que vulguin triomfar i seduir l'usuari a l'apartat de la productivitat, i és ser una aplicació multiplataforma. Això vol dir que podràs gaudir de Notion tant al teu iPhone, com al teu iPad, com al teu Mac, mantenint sempre la sincronia total entre tots els teus dispositius.
En funció de l'ús que vulgueu fer de l'aplicació, també serà més adequat utilitzar un dispositiu o un altre a l'hora d'introduir noves dades o crear noves pàgines. Podríem dir que Notion està dissenyada, sempre amb excepcions, per dominar-la amb el Mac o iPad, i utilitzar l'iPhone per poder consultar sempre en tot moment i independentment del lloc on et trobis, tota la informació que hi has introduït. No obstant això, això no està escrit a foc enlloc de manera que cada usuari pot i ha dadaptar lús daquesta app en funció de les seves necessitats.
Organització per pàgines
Pàgines? Què és això?
Notion podem dir que funciona per pàgines, les pàgines són un llenç en blanc on pots crear tot allò que vulguis, pots utilitzar-la per escriure, fer servir una de les nombroses plantilles que existeixen o utilitzar un dels cinc tipus de base de dades que proporciona Notion d'entrada, fins i tot pots crear més pàgines, de tot això en parlarem detingudament més endavant. A cada pàgina pots posar-li el nom que vulguis i personalitzar-la al teu gust, també en parlarem més endavant, i sobretot, un dels punts més destacats és que pots crear tantes pàgines com vulguis.
Crea les teves pròpies
Com et comentàvem, a l'hora de crear les teves pàgines, pots optar per dues vies diferents, per una banda, fer servir una plantilla, o template com es denomina a Notion, hi ha una varietat infinita dins de la pròpia app i fins i tot pàgines web on pots descarregar més encara. O bé, pots crear les teves pàgines de manera manual en base als cinc tipus de base de dades que ofereix Notion. La segona opció és de la que parlarem ara i més tard entrarem al món de les plantilles.
Els cinc tipus de base de dades que ofereix Notion són els 5 usos bàsics que podeu fer amb aquesta aplicació. Al cap ia la fi, les teves pàgines de Notion poden ser tan simples o complexes que vulguis. A continuació tens quins són els cinc tipus de base de dades de què disposes.
- Taules.
- Taulers.
- Llistes.
- Calendaris.
- Galeria.
- Cronologia
De manera més detinguda, veurem per a què serveixen tots i cadascun dels tipus de base de dades, o també, podríem anomenar-ho, tipus de pàgines.
Tipus de pàgines
Taules
El primer tipus de pàgina de què parlarem són les taules, un element que pot ser realment útil per organitzar segons quins continguts. Les taules que pots crear a Notion són totalment personalitzables, ja que pots incloure tantes files i columnes com vulguis, ia més, el més interessant i que dóna un valor gran a l'app, amb el contingut que vulguis dins d'elles. Aquest contingut pot ser de dos tipus, bàsic o avançat. Dins del contingut bàsic tens les opcions següents.
- Text.
- Número.
- Selecció.
- Multiselecció.
- Data.
- Persones.
- Fitxers.
- casella de selecció.
- Enllaços.
- Correu electrònic.
- Número de telèfon.
D'altra banda, si voleu introduir contingut avançant, les opcions existents són les següents.
- Fórmula.
- Relació.
- Desenvolupar.
- Temps de creació.
- Creat per.
- Última data d'edició.
- Editat per darrera per.
Taulers
Els taulers, o també coneguts dins de l'aplicació, com ara Board, serveixen per poder establir quin és l'estat de diferents tasques a cada moment. Funcionen en grups de tasques que, al capdavall, són els diferents estats en què pot estar una tasca en un moment determinat. A aquests estats els pots canviar el nom, afegir, eliminar i fins i tot assignar-los un color determinat per diferenciar-los de manera molt més visual.
Llistes
Una funció imprescindible, per arribar a aconseguir l'objectiu que persegueix Notion d'englobar-hi totes les funcionalitats que tenen les nombroses apps de productivitat, són les llistes. Es tracta d'un element que molts usuaris utilitzen cada dia en multitud de situacions i evidentment, a Notion també tens l'oportunitat d'utilitzar-les. A més, el nivell de personalització de les llistes és impressionant, per la qual cosa podràs adaptar-les perfectament a cada moment ia cada tipus de llista que vulguis crear en funció de les teves necessitats.
Calendaris
Un element de productivitat pràcticament indispensable és el calendari i evidentment, dins de Notion tens la possibilitat de poder crear el teu propi i que, en aquest cas, aquesta app pugui substituir la teva aplicació de calendari, per tenir tots els elements de productivitat ubicats al mateix lloc, a la mateixa aplicació. A més, de la mateixa manera que quan crees una pàgina, dins aquesta mateixa pàgina pots crear totes les que vulguis, amb el Calendari de Notion també passa el mateix, és a dir, pots crear totes les pàgines que vulguis dins de cadascun dels dies.
Galeria
La galeria és una manera de poder visualitzar de manera diferent totes les pàgines que tens emmagatzemades dins una pàgina. En lloc de visualitzar-lo com ve per defecte, que és en forma de llista, pots fer-ho en forma de galeria perquè, en cas que et resulti més útil visualitzar-lo així, puguis adaptar la teva aplicació de productivitat completament al teu gust.
Cronologia
El Timeline o també conegut com a Diagrama de Gantt és una altra de les bases de dades o tipus de pàgina que pots crear dins de Notion. Es tracta d'una eina de productivitat molt utilitzada en la gestió de projectes, ja que permet als usuaris poder veure la durada d'una tasca per visualitzar de manera molt més clara i senzilla quan, en teoria, cada tasca. Altres de les propietats que tenen els Timeline és que les pots filtrar per múltiples paràmetres, en funció de la data, l'hora de creació, dates d'inici i dates de fi, també pots visualitzar les teves tasques per hores, dies, setmanes, quinzenes o fins i tot mesos o anys així com afegir una vista de taules, llista, galeria o calendari del Timeline que utilitzes en aquest moment.
Dóna-li estil al text amb els blocs
Arriba el moment de començar a omplir de contingut les pàgines, de començar a escriure-hi, i per això, Notion també dóna la possibilitat als seus usuaris de poder donar estil als textos, amb la intenció de poder enriquir cadascuna de les pàgines creades. Aquesta acció pots dur-la a terme de dues maneres diferents, en primer lloc pots escriure el text que vulguis, i posteriorment, fent clic sobre els 6 punts que surten a l'esquerra del text, fer clic a Turn into per escollir un dels múltiples formats existents i dels que ara te'n parlarem. La segona opció és triar prèviament el format que vols fer servir, per això només has d'escriure / i posteriorment escollir l'estil de text desitjat. Els estils disponibles a Notion són els següents.
- Text.
- Pàgina.
- Llista de tasques pendents
- Títol 1
- Títol 2
- Títol 3
- Llista amb pics.
- Llista numerada.
- Commuta la llista.
- Cita.
- Divisor.
- Enllaç a la pàgina.
- Cridar.
Utilitza plantilles
Com comentàvem anteriorment, pots crear les teves pròpies pàgines per personalitzar al màxim el teu contingut, però també et recomanem que tinguis molt present l'opció de poder utilitzar plantilles de Notion o fins i tot altres usuaris que les posen a disposició de la resta per poder-ne treure el màxim profit possible.
Al menú de l'esquerra que tens a Notion, si fas clic sobre Templates tens a la teva disposició una quantitat gairebé inesgotable de plantilles per poder crear pràcticament qualsevol cosa que vulguis. Estan agrupades per diferents temàtiques, com són les següents.
- Disseny.
- Educació.
- Enginyeria.
- Recursos humans.
- Màrqueting.
- Personal.
- Gestió de productes.
- Vendes.
- Suport.
Aquestes són les que, de forma inicial t'aporta Notion, però també et dóna l'opció, fent clic sobre Browse more templates, de fer una cerca més àmplia a través de la pròpia web de Notion. La nostra recomanació és que dediquis una mica de temps a navegar per les diferents opcions que hi ha perquè, gairebé amb tota seguretat, trobaràs alguna plantilla que pot arribar a ser de moltíssima utilitat per a l'ús al que vols destinar Notion.
No obstant això, les plantilles de Notion no són l'única font d'inspiració que podeu trobar, moltíssims usuaris a través de les seves diferents pàgines web comparteixen les seves plantilles personalitzades i creades per ells mateixos perquè altres usuaris com tu les puguin utilitzar i treure'ls partit. Sens dubte, aquesta també és una forma ideal de poder trobar allò que estàs buscant o fins i tot de servir-te d'inspiració per ser tu mateix qui les dugui a terme. A continuació tens diverses pàgines web que ofereixen plantilles realment interessants.
Importa contingut d'altres aplicacions o fonts
Una altra de les opcions que us dóna Notion és poder importar contingut des d'altres aplicacions o tipus de document. Això és realment interessant per poder vitaminar les teves bases de dades amb contingut que fins aleshores creaves amb un altre programari i que a partir d'ara fas amb Notion. A continuació et deixem la llista de serveis des dels quals pots importar contingut a Notion.
- Evernote.
- Trello.
- Asana.
- Confluència.
- Text i rebaixa.
- CSV
- HTML
- Paraula.
- Google Docs.
- Paper Dropbox.
- Quip.
- Fluït de treball.
Doneu-li un toc personal
Una de les recomanacions que et fem és que donis vida a les teves pàgines i tots els projectes que gestions a través de Notion. La pròpia aplicació et dóna la possibilitat de diferenciar cadascuna de les pàgines afegint una emoticona per referenciar-les, però la nostra recomanació és que utilitzis imatges personalitzades, per exemple, pots afegir els logos dels teus clients, la teva imatge de perfil, la de la marca que estàs gestionant, en definitiva, que les opcions de personalitzar tant la imatge de la pàgina com el fons serà una cosa que també donarà un toc molt més estètic i professional a la teva Notion.
És gratuïta, fins a cert punt
No et preocupis, de forma inicial no hauràs de pagar per fer servir Notion, però, la versió gratuïta té algunes limitacions que, en la majoria dels casos no solen ser un impediment per als usuaris. Això no obstant, hi ha diferents plans en funció de la necessitat dels usuaris que augmenten en valor d'aquesta aplicació. Els plans que hi ha són els següents.
- Personal.
- Pro Personal.
- Equip.
- Empresa.
D'aquests quatre plans, el gratuït és el pla personal. Això no obstant, com et comentàvem anteriorment, la majoria d'usuaris en tenen prou amb aquest pla, ja que les opcions que brinda l'aplicació són realment plurals i satisfan les necessitats personals dels usuaris.
